電子ワークフロー申請とは

ワークフロー電子申請システムとは？

様々なワークフローシステム導入

一般的なワークフローシステムは、業務フロー、業務の流れを自動化して電子的な工程管理をするためのシステムです。活用することによって、社内にある各種申請や稟議、手続きなどの申請業務手続きを、資料も含めて電子化デジタル申請処理することができます。承認業務及び申請後決済完了した電子化資料は可視化された状態で安全に保管保存され、二次活用も可能です。かれこれ20年前から開発が始まり、オンプレ版、クラウド版と発展しながら、最近では本人認証に伴う、電子印鑑、電子サインに対応した製品も多くあります。利用されている業種業界は多いですが、テレワーク推進の為にここ数年で導入する企業が増えています。残念なことは中小企業ではワークフローシステム導入の目的を「企業活動そものもの意思決定の可視化」と捉えているところは少ないように思いますし、デジタル化、DX化、そして電子帳簿保存法の到来と共に積極的に検討されています。

ワークフロー申請導入前の状況

決裁規則編

紙様式またはEXCELで申請様式が定められており、必要事項を入力後印刷して稟議を回す。そしてワークフロー稟議申請の順番の枠のみの鏡様式”申請フォーム”をクリップ止めして起案者から承認者、そして決裁者へと各種経路で回議しながらハンコ（押印）により意思決定がなされる。そして社内には業務プロセスに応じて決裁規則や規定が定められており、起案内容によってワークフロー申請ルートが異なる。このような企業様であれば電子申請によるワークフローシステムへの移行は簡単に行え、業務効率が向上致しますが、そもそも決裁規則が無い、あっても改定されておらず現状の組織に合わないという中小企業が多いです。従って稟議書様式が存在していても、だれに回せばよいのか不明でありその都度申請承認者の調整をする為、意味の無い意思決定になっている場合も少なくありません。システムの導入の前に必ずルールを決めましょう。

ワークフロー申請導入のメリット

意思決定のスピード編

ワークフロー申請導入のメリットとして事務作業時間の短縮など言われているメーカーがありますが、実際には事務作業時間は電子化されてもさほど変わりません。それはEXCELへの入力がシステムへの入力へと変わっただけで、申請内容を入力する時間はかわりません。大きな差があるのは申請から決裁までの滞留時間の短縮化が図られることです。俗にいう意思決定に関わるスピード化ということに繋がります。具体的には紙により申請回議をする場合は、起案者から承認者、そして決裁者まで数人から10人までが一般的ですが、複数いる承認者が全員出張などで不在となる場合は、机の上の未処理箱に滞留してしまいます。電子申請ワークフローの場合は出張中でもパソコンやスマホから承認が可能になりますので、滞留することはありません。

ワークフロー申請導入のメリット

意思決定の工程可視化編

ワークフロー申請システムが導入されるとシステム上でいつでも承認状況が確認できます。またスケジュールと連動していますので、出張予定の承認者については後閲や代理承認設定、及び引き上げ機能などもあります。それによって申請遅延することも無く画面上で確認が行えます。また起案内容に不備があった場合などで却下となった申請についてはアラート通知により起案者に伝えます。このように紙による押印決裁時には可視化されていない為、意思決定時期を予測することは困難でした。その為持ち回り決裁などという言葉があるように、起案者が半日かけて承認者を訪問して説明していくなども発生していましたが、ワークフロー申請導入により工程の可視化がリアルタイムで可能になります。

ワークフロー申請導入のメリット

ペーパーレス化編

最初に結論からお話をします。電子化、ペーパーレス化が推進されている日本ですが、紙の保管や保存が10年以内に無くなることはありません。例えば出張精算申請などの領収書、接待など交際費などの経費などは原本が紙から電子に切替わるには時間が掛かります。電子帳簿保存法では紙原本をスキャナなどで読取して電子署名を付けることによって電子を原本と見なすとのことですが、多忙な中小企業の現状では１枚１枚の領収書を手間をかけて電子化することはお勧めできません。解決策として一番簡単な事をお伝えしますが、決裁規則のルールに従って、できるだけペーパーレス化を取り入れながら、紙との併用を仕組みとして用意することがおすすめです。難しく思われがちですが非常に簡単です。決裁規則は紙も電子もシンプルに同じルールにすればよいだけです。最初から電子データのもの、途中から電子データ化したもの、紙の保管、この３種類を理解しながら様々な情報のペーパースレス化にチャレンジすればメリットが多くなること間違いなしです。

ワークフロー申請導入のメリット

テレワーク編

書類や申請書に会社の印鑑を押すために出勤、見積書にハンコが必要なので出勤、請求書に会社のハンコが必要なので出勤、いろいろな要素でテレワークが推進されない理由があります。ワークフロー申請及び電子認証の仕組みが導入されると、わざわざその為だけに出勤する必要が無くなります。在宅やモバイルワーク時でもパソコンから申請、承認、決裁が可能になります。またwordやExcelで作成した添付文書についても承認決裁時に共有できますので、細かい内容についてはZoomなどを利用してミニmtg、chatを利用してちょい確認、など使いこなしている企業様ではワークフロー以外のツールと併用されて工夫されておられます。昨今テレワークの推進の為にワークフロー申請システムを導入される企業様は増えています。

電子帳簿保存法（以下、電帳法）とは、各税法で保存が義務付けられている帳簿・書類を電子データで保存するためのルール等を定めた法律です。法律自体は1998年から施行され、何度か改正されています。2022年1月から施行される改正電帳法が大きな関心事となった理由のひとつは、「電子取引」に関するデータ保存の義務化が盛り込まれたことです。これについては、2023年12月末まで2年間に行われた電子取引については従来どおりプリントアウトして保存しておくことが認められましたが、これは、中小企業、とくに小規模企業・個人事業者の経理にとって、その準備期間が短く対応が難しいといった背景があったため認められたものです。はじめに、電帳法の簡単な概略をご説明します。電帳法の主な保存区分は、①電子帳簿等保存、②スキャナ保存、③電子取引データ保存の3種類に分けられます。

①電子帳簿等保存は、「電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存」することです。具体的にいうと、自分が会計ソフト等で作成した帳簿や決算関係書類などを「電子データのままで保存する」ことを指します。

②スキャナ保存は、「紙で受領・作成した書類を画像データで保存」することです。具体的にいうと、相手から受け取った請求書や領収書などを、スキャニングして保存することです。

③電子取引データ保存は、「電子的に授受した取引情報をデータで保存」することです。具体的には、領収書や請求書といったように、紙でやりとりしていた場合にはその紙を保存しなければならない内容をデータでやりとりした場合には「電子取引」に該当し、そのデータを保存しなければならないというものです。「ネット通販なら必ずデータ保存が必要」というわけではなく、あくまで領収書などを紙ではなくデータで受け取った場合等だけが対象ですので、早とちりしないように注意してください。いままでは電子データを出力した紙で保存しても良かったのですが、今後は、オリジナルの電子データの状態で保存しておく必要があります（2023年12月末までの2年間に行われた分はいままでどおり出力した紙を保存することも可能）。

電子取引データを紙ではなく電子データで保存することは、書類の保存場所が少なくなる、書類が整理しやすいなどのメリットがあり、企業の生産性向上を図る上でも有益です。ただし電帳法では、電子データで保存する際の要件が定められています。保存時の要件には、システム概要に関する書類の備え付けと見読可能装置の備え付け,検索機能の確保,データの真実性を担保する措置があります。

このような電帳法に備えるために、電子ワークフローシステムの導入も進んでおります。このような法改正のタイミングで会社の業務改善に取り組まれることは絶好のチャンスだと考えます。

いかがでしたでしょうか？ワークフロー申請システムを導入すると様々なメリットがあり、これからのDX時代になくてはならないツールだということがお判りいただけたと思います。また、システムの導入効果と合わせて企業内決裁規則の見直しや規定の見直しをするチャンスとなります。起業活動というものは公正に可視化されるべきものです。そのような意味では内部統制にもつながりますので、ワークフロー導入の検討を始めることは、価値が高いと言えるのではないでしょうか。つながるワークスワークフローシステムの特徴はつながるワークスデータベースとのシームレスな連携ができることが特徴となっております。それによってデータベース化されたデータを様々に活用して業務の効率化を向上致します。ワンパッケージで対応できることがポイントになります。

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