グループウエアの導入メリットとは？

こんなことアナログ的にしていませんか？掲示物編

関係者向けに期日内に見てほしいから壁に貼る。しかも大きな紙で目に付くように！。期日内に回覧したいから紙で回覧の用紙を作り、クリップを利用して添付書類を留めてデスクの上に置く。期日が過ぎた回覧が紙文書で回ってきて困った。などなど、グループウエアを導入すると従来の紙掲示板から電子掲示板に切り替わります。それによって伝達スピードが速くなり、一斉告知ができるようになるというメリットがあります。

外線受付して担当者が不在。伝言をメモしてませんか？伝言メモ編

取引先から電話がかかってきた用件を不在担当者に伝えたいので、付箋に書いて担当者のデスクに貼る。急用の場合は担当者の携帯に電話をするが会議中で応答が無い。グループウエア導入のメリットとしては確実に伝言内容を伝えることができるようになります。パソコンに入力した伝言が本人が確認しているかどうかも一目瞭然。その入力した内容は記録として残されますので伝言漏れが防止できます。また外出時でも携帯やスマホと連動していますので緊急時にも気づきが速くなります。

自分専用の手帳で管理しているから大丈夫？情報共有編

自分で管理したいから自分のためだけの手帳を持っており、自己管理はできている。しかしながら他人には公開していないので社内でのコミュニケーションや情報共有はできていない。仕事の達人ほど多いケースですが、仕事の情報は会社の共有情報です。またチームで作業をする場合などは各自のタスク状況が共有されることによって協働作業がより効率化されます。グループウエアの様々な機能によって個人プレーからチームプレーへと変革することが可能になります。

会議室や社有車など社内設備ごとで予約台帳がある。施設予約編

施設の空き時間が知りたいので、わざわざその施設まで行って予約台帳ノートを閲覧して予約記録する。予約記録をしていないケースが発生して会議室がダブルブッキングしてしまった。グループウエア導入メリットの中で一番お客様からの満足度が高いのが施設予約です。権限設定もできますので、施設の管理者、予約可能な部署、担当者など様々な機能がありますので様々な運用にもマッチしています。

5人以上の会議開催時にメンバーの予定調整は電話やメールでやっているので時間がかかる。スケジュール調整編

メンバー間、部門間、役員間、幹部間など社内のスケジュール調整に時間・手間がかかる。メンバー調整できたけど会議室が空いてないケースなど困ります。このような事例以外に働き方改革、在宅勤務、テレワークなど様々な勤務体系が最近では主流になってきていますのでスケジュール調整は大変ですね。グループウエア上のスケジュール調整機能を利用すれば、関係者の空き時間を見つけ出すことも可能です。また同時に会議室なども予約する機能や週次会議のような定例会など、繰り返し発生する場合でも一度の入力で完了できます。

社内のサーバー保存されているデータの最新版がわからない。電子キャビネット編

社内サーバーに保存にされているEXCELやWordデータの最新版がわからない。どこに保存しているのか見つからない。誰が改版したのかわからない。社内の共有文書、共有電子データ管理については検索のスピード、いつ、だれが、作成したものなのか、などインデックス管理されていないケースが多く、また共有するという意識の低さから非効率的な運用をされている会社様が多いようです。グループウエアの導入メリットとしては、視覚的にわかりやすいツリー上でカテゴリ分けされた電子キャビネット上に保存管理するイメージとなります。機能としてはセキュリティ管理、権限管理などを活用することによって確実に過去データの閲覧や二次活用ができるようになります。

社員名簿がEXCELまたは紙で閲覧されている？社員管理編

人事異動、組織編成などあり社員名簿が更新されていない。内線を間違えてしまう。支社支店の担当者の名前や顔、組織がわからない。よくあるケースとして、グループウエア導入のメリットは最新の社員情報が常に一元管理されるようになります。働き方改革によりパート社員や契約社員雇用も増えていますので効果はすぐに発揮されます。またEXCEL管理との違いは継続して更新しやすいことと、セキュリティ管理がやりやすいことも挙げられます。

営業担当者の行動がわからない。毎日外出しているがどこにいっているの？ＳＦＡ編

テレワークで直行直帰。外出中の営業担当者の所在がわからない。今日の予定は？顧客との商談記録は？もうすぐ受注できそうなの？予算は達成できるの？このようなケースの場合、まずは管理者と現場営業との情報共有を図る意識を高めることから初めて頂きます。昔の営業スタイルと違って、Web宣伝方法などネットを利用した効率化も図りながら日々の活動の記録パターンで管理する手法と案件管理型（ベテランに多い）など営業管理手法も様々ありますのでグループウエア導入のメリットを引き出すために、事前に現状に見合った利用方法を決定することが肝要となります。

テレワークを推進したいけど社員が何をしているのかわからないと言われ断念。テレワーク推進編

うちの会社ではテレワークなど無理だ！と社長から言われて諦めてませんか？在宅勤務時間とプライベートな時間がわからないから電話連絡が遠慮がちになったり、仕事の進捗がわからないからなど、推進しない言い訳は山ほどあります。グループウエア導入のメリットとしては仕事の状況や勤務状況がリアルタイムで簡単に可視化できることです。今、どこで、何をしているのか？この仕事は本日完了予定など成果も可視化され安心してテレワークの一歩をスタートさせることができます。

社内アンケートを集計するのに時間がかかる。電子アンケート編

社内アンケート用紙を作って紙で回覧。又はexcelで作って社員に期限付きでメールして回収。その後の集計は手作業で分析するので、総務部門の負荷が高い。グループウエアの電子アンケート機能を利用する場合の導入のメリットとしては、集計作業が自動化される、アンケートの回答状況がリアルタイムで把握できる、回答していない人に対して督促を促すことができることです。集計されたデータをEXCELで加工することも可能ですのでグラフ化して説得力のある資料を作ることも可能です。

顧客台帳excelが部門ごとに存在、しかも様式がバラバラで統一されていない。顧客管理編

会社の重要顧客や取引先の台帳が、営業部と総務部、製造部などでバラバラに管理されている。担当者に聞かないとわからない情報メモがあり、共有できていない。顧客への統一したサービス向上に結び付かない。グループウエア上の顧客管理機能を利用することによって全社で統一された管理が可能になることが最大の導入メリットです。顧客は企業の財産です。そのような意味で担当者任せ、部門任せではなく、共有データベースを作成することを推奨いたします。またデータベースを活用してＤＭ発送やイベント案内、担当者の引継ぎ時にも漏れなく貴重な顧客情報を伝達可能な事も導入のメリットといえるでしょう。

社員から人事制度に関しての質問回答が統一されていない。社内Q＆A総務編

イベント毎に発生する社員からのＱ＆Ａが多く、よくある質問と回答集はEXCELで共有サーバーに保存しているが、誰が見ているのかもわからない為、更新されていない。このようなミニ業務は総務部門でたくさんあります。スタッフ部門の業務効率化はグループウエア導入の大きなメリットになるでしょう。EXCEL管理から脱却してグループウエア上のデータベース機能を活用することによって持続可能な効率化につながります。

備品台帳や設備台帳がEXCEL管理で部門でバラバラ。設備台帳編

備品管理台帳や設備管理台帳及び償却資産台帳などがExcel管理で部門単位となっているため、経費管理も部門任せでコスト管理が曖昧になっているし、設備などのリース更新を忘れることもある。このようなミニ業務は総務部門でたくさんあります。スタッフ部門の業務効率化はグループウエア導入の大きなメリットになるでしょう。EXCEL管理から脱却してグループウエア上のデータベース機能を活用することによって持続可能な効率化につながります。

各種契約書の原本やデータが部門でバラバラ管理。契約管理編

顧客との売買契約、取引先との基本契約、その他多くの契約書のあり場所が不明で更新管理ができていない。契約書の保管を現場部門で行うのか？法務部門で行うのか？企業によって様々ですが、テレワークの推進、DX化の浸透により電子申請で契約書の決裁を行う企業が増えております。その結果、決裁後の契約書データの保管はグループウエア上の契約書データベースになりますので、これを機に契約書の期限管理、更新管理などもアラート通知がされるなど気づき機能を利用すればミス発生防止につながります。電子帳簿保存法も将来施工されても慌てることなく対処可能になります。